Mene sisältöön Kalustonhallinta: näin otat yrityksen ajoneuvokannan haltuun
YHTEENVETO
Kalustonhallinta on yrityksen ajoneuvokannan kokonaisvaltainen hallintaa, jonka tavoitteena on vähentää kustannuksia, tehostaa toimintaa ja varmistaa säädösten noudattaminen. Nykyaikainen kalustonhallintajärjestelmä kokoaa reaaliaikaiset sijainnit, ajohistorian, polttoaineenkulutuksen, kuljettajan käyttäytymisen ja piirturitiedot samaan näkymään. Tämä opas käy läpi, mitä kalustonhallinta on, mistä toimivan ratkaisun osista se koostuu ja miten pääset alkuun.
Mitä kalustonhallinta on ja miksi yritys tarvitsee sitä?
Kalustonhallinta on yhteisnimitys niille prosesseille, järjestelmille ja työkaluille, joilla yritys hallitsee ajoneuvokantaansa. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että tiedetään missä ajoneuvot ovat, miten niitä käytetään, kuka niitä ajaa, kuinka paljon ne maksavat käytössä ja noudattavatko ne voimassaolevaa lainsäädäntöä.
Tarve kasvaa kaluston koon mukana. Yritys jolla on kolme ajoneuvoa samassa osoitteessa voi tavallisesti hoitaa kaluston kalentereilla ja jatkuvalla yhteydenpidolla. Kymmenen ajoneuvon kohdalla hallinnointi alkaa muuttua taakaksi. Kahdenkymmenen tai useamman kohdalla dedikoidusta järjestelmästä tulee käytännössä välttämätön, muuten kokonaiskuva, tehokkuus ja kustannushallinta heikkenevät.
Kohderyhmä on laajasti määritelty. Kuljetusyritykset käyttävät kalustonhallintaa kuorma-auto- ja perävaunukalustolle. Palveluyritykset käyttävät sitä huoltoajoneuvoihin. Vuokrayritykset kone- ja ajoneuvokannalle. Kunnalliset yritykset palveluajoneuvoihin. Yhteistä on, että ydinkysymykset ovat samat: missä ajoneuvot ovat, miten niillä menee ja mitä ne maksavat?
Mitkä ovat nykyaikaisen kalustonhallinnan viisi peruselementtiä?
Nykyaikainen kalustonhallintajärjestelmä rakentuu viiden peruselementin varaan, jotka yhdessä muodostavat yrityksen käytännön arvon.
- Kaluston reaaliaikainen yleisnäkymä. Live-kartta joka näyttää missä ajoneuvot ovat juuri nyt, tilatietoineen ja mahdollisuudella tarkentaa yksittäisen ajoneuvon tietoihin.
- Ajohistoria ja matkaraportit. Yksityiskohtaiset tiedot kunkin ajoneuvon ajamasta reitistä, ajasta, matkan pituudesta, polttoaineenkulutuksesta ja tyhjäkäynnistä matkakohtaisesti.
- Piirturitiedot ja säädösten noudattaminen. Integroitu ajo- ja lepoaikojen hallinta ammattikuljettajille, digipiirturitietojen automaattisella latauksella ja reaaliaikaisella tilalla jäljellä olevasta ajoajasta.
- Polttoaineenkulutus ja CO2-päästöt. Seuranta kaluston todellisesta kulutuksesta ja päästöistä, ajoneuvojen välisellä vertailulla ja mahdollisuudella viedä tiedot kestävyysraportointiin.
- Kuljettajan käyttäytyminen ja analyysi. Näkemys kuljettajien ajotavasta, tyhjäkäynnin, ylinopeuksien, kovien jarrutusten ja voimakkaiden kiihdytysten mittauksella.
Kolme ensimmäistä elementtiä muodostavat itse perustan. Kaksi viimeistä erottavat nykyaikaisen järjestelmän yksinkertaisesta GPS-seurantaratkaisusta, ja niistä syntyvät tyypillisesti suurimmat säästöt.
Mitä huono kalustonhallinta maksaa yritykselle?
Huonon kalustonhallinnan kustannus ei näy erillisenä kuluna tuloslaskelmassa. Se näkyy sen sijaan asteittaisena marginaalien heikentymisenä ajan mittaan. Neljä kustannusajuria toistuvat yrityksissä, joilla ei ole hyviä järjestelmiä.
Polttoainehukka tehottomasta ajotavasta. Ilman kuljettajan käyttäytymisen mittausta 5-15 prosentin turhaa polttoaineenkulutusta pidetään normaalina toimintana. Sadan ajoneuvon kalustolla joilla on 40 000 euron vuosittaiset polttoainekustannukset per ajoneuvo, se merkitsee 200 000-600 000 euroa vuodessa turhia kustannuksia.
Hallinnollinen taakka manuaalisesta käsittelystä. Piirturitietoja jotka ladataan manuaalisesti, ajohistoria joka kootaan käsin, raportit jotka tehdään excelissä. Aika joka voisi käyttää ydinliiketoimintaan käytetään sen sijaan dokumentaatioon.
Sakot puutteellisesta säädösten noudattamisesta. Puuttuvat piirturitietojen lataukset, unohdetut viikkolepokorvaukset, vuorokausilepon rikkomukset. Ilman automaattista valvontaa virheet havaitaan vasta poliisin tienvarsitarkastuksessa tai Traficomin valvonnassa.
Menetetty aika ajoneuvojen etsimiseen. Kun ajojärjestelijä tarvitsee tiedon tietyn kuorma-auton sijainnista ja joutuu soittelemaan sen sijaan että katsoisi karttaa, minuutteja menee hukkaan joka päivä, jotka summautuvat tunneiksi joka viikkoa ja viikoiksi joka vuosi.
Miltä nykyaikainen kalustonhallintajärjestelmä näyttää käytännössä?
Nykyaikainen järjestelmä on selainpohjainen eikä vaadi paikallista asennusta käyttäjille. Ajoneuvoihin on asennettu laitteisto joka lähettää tietoja mobiiliverkon kautta, tai ne on kytketty API-integraation avulla suoraan autonvalmistajan tehdasjärjestelmään. Tiedot kootaan keskitetysti ja ovat käytettävissä selaimessa tai mobiilisovelluksessa.
Käyttökokemus rakentuu live-kartan ympärille, joka on aloitusnäkymä. Kartalta käyttäjä voi tarkentaa yksittäisen ajoneuvon tietoihin, suodattaa ajoneuvotyypin tai tilan mukaan ja hakea rekisterinumerolla tai kuljettajan nimellä. Raportit ja analyysit ovat käytettävissä omien näkymien kautta, mutta päivittäinen työalusta on kartta.
Mitkä virheet ovat yleisiä kalustonhallinnan käyttöönotossa?
Kalustonhallinnan käyttöönoton virheet eivät yleensä koske teknologiaa vaan organisaatiota, odotuksia ja käyttöä.
- Epäselvä ratkaisun omistaja. Jos kenelläkään ei ole selkeästi vastuuta järjestelmän käytöstä ja tietojen seurannasta, alustasta tulee kallis tiedonkerääjä ilman vaikutusta yritykseen.
- Ylimitoitettu käynnistys. Kaikkien toimintojen aktivoiminen samaan aikaan hukuttaa käyttäjät. Parempi aloittaa reaaliaikaisella yleisnäkymällä ja piirturikäsittelyllä, ja lisätä sitten polttoaine- ja kuljettajan käyttäytymisen analyysi kun perusta on paikallaan.
- Ei viestintää kuljettajien kanssa. Jos kuljettajat eivät ymmärrä miksi järjestelmä otetaan käyttöön ja mitä se heille merkitsee, syntyy vastarintaa ja epäluottamusta. Avoin viestintä alusta lähtien on ratkaisevaa.
- Järjestelmän valinta pelkän hinnan perusteella. Halvimmasta järjestelmästä tulee kalleina, jos sitä ei käytetä. Kokonaisarvo sisältää käyttäjäystävällisyyden, integraatiot, tuen ja skaalautuvuuden.
- Puuttuva integraatio olemassa oleviin järjestelmiin. Kalustonhallintajärjestelmä joka ei keskustele palkka-, talous- tai suunnittelujärjestelmän kanssa luo kaksinkertaista työtä ajan säästämisen sijaan.
Hajanaisista järjestelmistä yhteen alustaan
Monet yritykset aloittavat kalustonhallintamatkansa useilla eri työkaluilla: yksi sovellus GPS-seurantaan, toinen järjestelmä piirturikäsittelyyn, kolmas polttoainekorttianalyysiin, excel-tiedosto ajoneuvohistoriaan. Erikseen työkalut ovat ehkä toimivia, mutta yhdessä ne luovat hallintoa sen vähentämisen sijaan. GSFleet Manager on rakennettu korvaamaan hajanaisuus yhdellä alustalla. Live-kartta, piirturikäsittely, polttoaineenkulutus, kuljettajan käyttäytyminen ja raportit kootaan yhteen näkymään, ajoneuvon merkistä tai valmistajasta riippumatta. Alusta skaalautuu viidestä viiteensataan ajoneuvoon ja tukee sekä kuorma-autokalustoja, huoltoautoja että konevuokrausta.
Lue lisää
Klusterisivut jotka syventävät tämän oppaan osia:
Miten pääsee alkuun kalustonhallinnassa?
Yritykselle joka haluaa ottaa käyttöön tai päivittää kalustonhallintansa, seuraava järjestys on toimiva.
- Kartoita nykytilanne. Kuinka monta ajoneuvoa, mitä tyyppejä, mitä valmistajia? Mitä järjestelmiä käytetään tänään ja mikä toimii ja mikä ei?
- Määrittele tavoitteet. Onko kyseessä pääasiassa kustannussäästö, säädösten noudattaminen, asiakaspalvelu, kestävyysraportointi vai näiden yhdistelmä? Ilman selkeitä tavoitteita menestyksen arvioiminen on mahdotonta.
- Osallista käyttäjät varhain. Ajojärjestelijöillä, kuljettajilla ja taloustoiminnolla on kaikilla intressejä ratkaisuun. Heidän panoksensa vaikuttaa sekä järjestelmän valintaan että käyttöönoton onnistumiseen.
- Arvioi toimittajat. Reaaliaikainen yleisnäkymä, piirturi-integraatio, eri autonvalmistajien tuki ja API-mahdollisuudet ovat minimivaatimukset. Suomenkielinen tuki on tärkeä tekijä suomalaisille yrityksille.
- Suunnittele käyttöönotto vaiheissa. Aloita reaaliaikaisella yleisnäkymällä ja piirturikäsittelyllä. Lisää sitten polttoaine- ja kuljettajan käyttäytymisen analyysi kun perusta on paikallaan.
- Seuraa ja säädä. Ensimmäiset kuukaudet ratkaisevat, tuleeko alustasta yrityksen integroitu osa vai kallis tietolähde ilman vaikutusta. Säännöllinen käytön ja hyödyn seuraaminen on ratkaisevaa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä kalustonhallinta on?
Kalustonhallinta on yrityksen ajoneuvokannan kokonaisvaltaista hallintaa, jonka tavoitteena on vähentää kustannuksia, tehostaa toimintaa ja varmistaa säädösten noudattaminen. Nykyaikainen ratkaisu kokoaa reaaliaikaiset sijainnit, ajohistorian, polttoaineenkulutuksen, kuljettajan käyttäytymisen ja piirturitiedot samaan alustaan.
Kuinka suuri kaluston täytyy olla, jotta kalustonhallinta kannattaa?
Hyöty alkaa näkyä noin kymmenen ajoneuvon kohdalla ja tulee selväksi kahdenkymmenen tai useamman kohdalla. Alle kymmenen ajoneuvon kohdalla yksinkertaisemmat työkalut voivat riittää, mutta myös pienemmät kalustot voivat hyötyä integroidusta piirturikäsittelystä jos yritys on ammattiliikenteessä.
Toimiiko kalustonhallinta sekakalustoille?
Kyllä, nykyaikainen alusta tukee kaikkia ajoneuvotyyppejä ja valmistajia. Henkilöautot, pakettiautot, kuorma-autot, sähköautot ja koneet voidaan hallita samassa järjestelmässä.
Tarvitaanko jokaiseen ajoneuvoon laitteisto?
Perinteisesti jokaisessa ajoneuvossa on laitteisto joka kerää ja lähettää tietoja. Uudet kuorma-autot ja henkilöautot voidaan usein kytkeä suoraan valmistajan tehdasjärjestelmään API-integraation kautta, mikä poistaa erillisen laitteiston tarpeen.
Miten nopeasti kalustonhallintajärjestelmän vaikutus näkyy?
Reaaliaikainen yleisnäkymä ja piirturikäsittely tuovat vaikutuksen viikoissa. Polttoaineenkulutus- ja kuljettajan käyttäytymisen näkemykset vaativat pari kuukautta tietoja ollakseen merkityksellisiä, ja täysi vaikutus näkyy tyypillisesti kuudessa kuukaudessa.
Tietoja GSFleetistä
GSFleet toimittaa kalustonhallintaratkaisuja pohjoismaisille yrityksille kaikissa kokoluokissa ja toimialoilla. GSFleet Manager on alusta joka kokoaa reaaliaikaisen yleisnäkymän, piirturikäsittelyn, polttoaineenkulutuksen, kuljettajan käyttäytymisen ja raportoinnin samaan näkymään. Ratkaisu toimii ajoneuvon merkistä riippumatta ja skaalautuu viidestä viiteensataan ajoneuvoon.
Haluatko nähdä miten se toimii käytännössä?
Varaa maksuton esittely, niin käymme läpi miten GSFleet Manager voi parantaa yrityksesi toimintaa. Näytämme miten live-kartta toimii, miten piirturitiedot käsitellään automaattisesti ja miten saat näkemystä polttoaineenkulutuksesta ja kuljettajan käyttäytymisestä. Räätälöimme esittelyn sen mukaan miltä kalustosi näyttää tänään.
