Hoppa till innehåll Resursplanering för kritisk infrastruktur
Sammanfattning
Resursplanering för kritisk infrastruktur är arbetet med att matcha rätt person, kompetens och utrustning mot varje uppgift, i en verksamhet där personalen är utspridd, behörighetskraven är höga och en del av arbetet inte går att schemalägga i förväg. Det sker i två lägen, det planerade och det operativa i realtid, och de flesta verktyg på marknaden hanterar bara det första.
Vad är resursplanering för kritisk infrastruktur?
Resursplanering för kritisk infrastruktur är att hålla tre saker i luften samtidigt mot varje uppgift: rätt person, rätt kompetens och rätt utrustning, på rätt plats och vid rätt tidpunkt. På ett kontor handlar resursplanering oftast om att fördela timmar och projekt. Hos en operatör av samhällsviktig infrastruktur är problemet mer fysiskt, och det räcker inte med två av de tre.
Personen och tillgängligheten. Vem är i tjänst, vem har jour, vem är upptagen på ett annat jobb, vem är ledig?
Kompetensen. Fältarbete inom kritisk infrastruktur är i hög grad reglerat. Vissa uppgifter får bara utföras av personal med en viss certifiering eller behörighet. Det räcker inte att någon är ledig, det måste vara rätt person för just den uppgiften.
Utrustningen. Specialfordon, mätinstrument, reservdelar. En tillgänglig och behörig tekniker utan rätt utrustning löser inte uppgiften.
Det gäller lika mycket för ett vattenbolag, en teleoperatör eller en spårunderhållare som för ett energibolag.
Behovet växer i takt med att kraven blir tuffare. Stigande bränslepriser pressar marginalerna, myndigheter ställer allt högre krav på dokumentation och kunderna förväntar sig exakta leveranstider. En modern flotta kan dessutom bestå av flera fordonsmärken och fordonstyper samtidigt, vilket gör manuell uppföljning både tidskrävande och felkänslig. Med ett samlat system blir varje fordon en datakälla som hjälper dig att fatta bättre beslut – tryggare, smartare och grönare.
Varför är resursplanering svårare för kritisk infrastruktur?
Resursplanering är svårare för kritisk infrastruktur av tre skäl: geografin, kompetensberoendet och oförutsägbarheten. Tillsammans gör de att verktyg som fungerar i en samlad kontorsverksamhet inte räcker när personalen är utspridd och en del av arbetet inte ens har hänt än.
Geografin
Fältpersonalen är utspridd, ofta ensamarbetande, sällan samlad på ett gemensamt nav. Den som planerar har ingen naturlig överblick över var alla befinner sig, och kan därför inte planera på det hon ser, utan bara på det som rapporteras in.
Kompetensberoendet
När en uppgift kräver en specifik behörighet krymper antalet möjliga resurser dramatiskt. Planeringen handlar inte om vem som helst som är ledig, utan om den lilla delmängd som är både ledig och behörig. Ju mer specialiserad uppgiften är, desto tunnare blir den delmängden.
Oförutsägbarheten
En stor del av arbetet går att planera: det periodiska underhållet, de schemalagda inspektionerna, jourlistan. Men en annan del går inte att schemalägga. En akut läcka, en driftstörning, ett fel i nätet, ett väderläge. Och det oplanerade arbetet är ofta det mest tidskritiska.
Datan visas i realtid på en karta där du ser hela flottan på en gång: vilka fordon som är i rörelse, vilka som står stilla och i vilken riktning de färdas. Du kan söka fram ett enskilt fordon på namn eller registreringsnummer, granska enskilda turer i efterhand och hålla koll på körbeteende. Plattformen samlar fordon av alla märken och typer under en och samma inloggning, så att en blandad flotta blir lika enkel att överblicka som en enhetlig.
Vilka två lägen finns det i resursplaneringen?
Resursplanering sker i två lägen, det planerade och det operativa i realtid, och det är avgörande att skilja dem åt innan man väljer verktyg eftersom de ställer helt olika krav.
Det planerade läget
Här byggs scheman, läggs jourlistor, fördelas det planerade underhållet. Arbetet är förutsägbart, och tiden att planera finns. Frågan är hur veckan eller månaden ska gå ihop. De flesta resursplaneringsverktyg på marknaden är byggda för det här läget, och de gör det bra.
Det operativa läget i realtid
Här har något redan inträffat. En störning är ett faktum, och planen som såg bra ut i morse måste göras om på minuter. Frågan är inte längre hur veckan ser ut, utan vem som är närmast och tillgänglig just nu, om den personen har rätt behörighet, och var utrustningen finns. En operatör av kritisk infrastruktur lever i lika hög grad i det här läget, och här brister ofta både verktygen och planeringen. När en akut störning inträffar faller många organisationer tillbaka på telefonsamtal, gruppchattar och personlig kännedom om vem som brukar vara var. Det fungerar tills det inte gör det.
Operativ resursplanering: Resursplanering i realtid, i det ögonblick en störning inträffar och den ursprungliga planen måste göras om snabbt utifrån vem och vad som faktiskt är tillgängligt just nu.
Vad bör ett resursplaneringsverktyg klara av?
Ett resursplaneringsverktyg för kritisk infrastruktur bör stödja både den planerade veckan och det operativa läget i realtid. Konkret innebär det sex förmågor.
- Tillgänglighet i realtid. Inte bara ett schema som lades förra veckan, utan en aktuell bild av vem som är i tjänst, upptagen, ledig eller på jour just nu.
- Kompetens- och behörighetsmatchning. Verktyget bör veta vilka certifieringar varje medarbetare har, så att man hittar inte bara en ledig person utan rätt person.
- Överblick över utrustning. Var finns specialfordonen och den kritiska utrustningen, och vad är ledigt att ta i anspråk?
- Gemensam lägesbild. Personal, kompetens och utrustning i samma vy för den som samordnar, inte hopplockat från tre källor.
- Mobilt stöd för fältpersonalen. De som är ute ska kunna sätta status och ta emot uppgifter där de är.
- Snabb kommunikation. När läget ändras måste rätt personer kunna nås direkt, gärna som en grupp som sätts samman utifrån vilka som är relevanta just nu.
Ett verktyg som bara levererar de tre första punkterna är ett bra schemaläggningssystem. Ett verktyg som också levererar de tre sista håller även när planen möter verkligheten.
Vilka är de vanligaste fallgroparna?
De vanligaste fallgroparna är planering i kalkylblad, inaktuell kompetensdata, okänd utrustningsplacering och avsaknad av en realtidsbild när en störning inträffar.
Planeringen lever i ett kalkylblad, som är en ögonblicksbild snarare än en levande lägesbild och inaktuell i samma sekund något ändras. Kompetensdatan är inte uppdaterad, utan ligger i ett HR-system eller i någons huvud, och går därför inte att matcha snabbt när det behövs. Utrustningens placering är okänd, eftersom organisationen har god koll på personalen men dålig koll på var sakerna är. Och vanligast av allt: realtidsläget saknas helt, organisationen har investerat i schemaläggning men har ingenting för den operativa minuten när en störning inträffar.
Från plan till operativ förmåga
Den planerade resursplaneringen är väl försörjd med verktyg, och en operatör av kritisk infrastruktur bör ha ett ordentligt system för scheman, jour och planerat underhåll. Den här guiden argumenterar inte mot det. Men det operativa läget, resursplanering i realtid när en störning redan inträffat, är där de flesta kritiska infrastrukturverksamheter har ett glapp.
Det är där GSFleet Response hör hemma. Response ger driftorganisationen och samordnaren en realtidsbild av tillgänglighet, kompetens och utrustning i hela verksamheten, så att rätt resurser kan mobiliseras snabbt när något händer. Fältpersonalen sätter status och tar emot uppdrag mobilt, samordnaren ser personal, kompetens och utrustning i samma vy, och rätt grupp nås direkt. Response ersätter inte schemaläggningssystemet, det kompletterar det. Schemat hanterar den planerade veckan, Response hanterar resursplaneringen i den oplanerade minuten.
Läs vidare
Hur kommer ni igång med resursplanering?
För en operatör av kritisk infrastruktur som vill stärka sin resursplanering är det här en rimlig ordning att arbeta i.
- Skilj på era två lägen. Kartlägg hur mycket av ert arbete som är planerat respektive oplanerat. Det avgör var ert behov är störst.
- Granska hur den operativa minuten faktiskt fungerar idag. När en störning inträffar, hur tar ni reda på vem som är närmast, behörig och tillgänglig?
- Säkra att kompetens- och behörighetsdatan är aktuell och åtkomlig för den som samordnar, inte inlåst i ett HR-system.
- Skaffa överblick över utrustningen, inte bara personalen.
- Utvärdera resursplaneringsverktyg mot båda lägena, den planerade veckan och den oplanerade minuten.
- Säkerställ att fältpersonalen kan sätta status och ta emot uppgifter mobilt, så att lägesbilden hålls aktuell utan inringning.
Vanliga frågor
Vad är ett resursplaneringsverktyg?
Ett system som hjälper en organisation att fördela personal, kompetens och utrustning mot de uppgifter som ska utföras. För en verksamhet med personal i fält handlar det om att matcha rätt person, behörighet och utrustning till rätt plats och tidpunkt.
Vad är skillnaden mellan ett resursplaneringssystem och ett schemaläggningssystem?
Ett schemaläggningssystem fokuserar på den planerade veckan, scheman och jourlistor. Ett resursplaneringssystem i vidare mening bör också stödja den operativa resursplaneringen i realtid, alltså omfördelning av resurser när något oplanerat inträffar.
Varför är resursplanering svårare för kritisk infrastruktur?
För att personalen är geografiskt utspridd, många uppgifter kräver specifik behörighet, och en del av arbetet är akut och går inte att schemalägga i förväg.
Vad är operativ resursplanering?
Resursplanering i realtid, i det ögonblick en störning inträffar och den ursprungliga planen måste göras om snabbt utifrån vem och vad som faktiskt är tillgängligt just nu.
Om GSFleet & källor
GSFleet hjälper operatörer av kritisk infrastruktur i Norden att stärka sin operativa resursplanering. Lösningen är utvecklad tillsammans med kunder i sektorer som energi, vatten, fjärrvärme och samhällsviktig kommunikation.
Källor:
Redo att se det i praktiken?
Boka en demo så går vi igenom hur Response kan stärka er operativa resursplanering. Vi visar realtidsbilden över personal, kompetens och utrustning, och anpassar genomgången efter hur er verksamhet ser ut.
