Skip to content Ressursstyring for samfunnskritisk infrastruktur
Oppsummering
Ressursstyring for samfunnskritisk infrastruktur handler om å matche riktig person, kompetanse og utstyr mot hver oppgave, i en virksomhet der personellet er spredt, autorisasjonskravene er høye og deler av arbeidet ikke lar seg planlegge på forhånd. Den foregår i to moduser, den planlagte og den operative i sanntid, og de fleste verktøyene på markedet håndterer kun den første. Operativ beredskap er den andre halvparten av jobben.
Hva er ressursstyring for samfunnskritisk infrastruktur?
Ressursstyring for samfunnskritisk infrastruktur er å holde tre ting i luften samtidig mot hver oppgave: riktig person, riktig kompetanse og riktig utstyr, på riktig sted og til riktig tid. På et kontor handler ressursstyring som regel om å fordele timer og prosjekter. Hos en operatør av samfunnskritisk virksomhet er problemet mer fysisk, og det holder ikke med to av de tre.
Personen og tilgjengeligheten. Hvem er i tjeneste, hvem har vakt, hvem er opptatt på en annen jobb, hvem er ledig?
Kompetansen. Feltarbeid innen samfunnskritisk infrastruktur er i stor grad regulert. Enkelte oppgaver kan bare utføres av personell med en bestemt sertifisering eller autorisasjon. Det er ikke nok at noen er ledig, det må være riktig person for nettopp den oppgaven.
Utstyret. Spesialkjøretøy, måleinstrumenter, reservedeler. En tilgjengelig og autorisert tekniker uten riktig utstyr løser ikke oppgaven.
Dette gjelder like mye for et vannverk, en teleoperatør eller en banevedlikeholder som for et nettselskap.
Hvorfor er ressursstyring vanskeligere for samfunnskritisk infrastruktur?
Ressursstyring er vanskeligere for samfunnskritisk infrastruktur av tre grunner: geografien, kompetanseavhengigheten og uforutsigbarheten. Sammen gjør de at verktøy som fungerer i en samlet kontorvirksomhet ikke holder når personellet er spredt og deler av arbeidet ikke engang har skjedd ennå.
Geografien
Feltpersonellet er spredt, ofte alenearbeidende, sjelden samlet på et felles nav. Den som planlegger har ingen naturlig oversikt over hvor alle befinner seg, og kan derfor ikke planlegge ut fra egne observasjoner, men bare ut fra det som blir rapportert inn.
Kompetanseavhengigheten
Når en oppgave krever en spesifikk autorisasjon, krymper antallet mulige ressurser dramatisk. Planleggingen handler ikke om hvem som helst som er ledig, men om den lille delmengden som er både ledig og autorisert. Jo mer spesialisert oppgaven er, desto tynnere blir den delmengden.
Uforutsigbarheten
En stor del av arbeidet lar seg planlegge: det periodiske vedlikeholdet, de planlagte inspeksjonene, vaktlisten. Men en annen del lar seg ikke planlegge. En akutt lekkasje, en driftsforstyrrelse, en feil i nettet, en værsituasjon. Og det uplanlagte arbeidet er ofte det mest tidskritiske.
Hvilke to moduser finnes i ressursstyringen?
Ressursstyring foregår i to moduser, den planlagte og den operative i sanntid, og det er avgjørende å skille dem fra hverandre før man velger verktøy, fordi de stiller helt ulike krav.
Den planlagte modusen
Her bygges turnusplaner, vaktlister legges, det planlagte vedlikeholdet fordeles. Arbeidet er forutsigbart, og tiden til å planlegge finnes. Spørsmålet er hvordan uken eller måneden skal gå opp. De fleste verktøyene på markedet er bygget for denne modusen, og det gjør de bra.
Den operative modusen i sanntid
Her har noe allerede skjedd. En forstyrrelse er et faktum, og planen som så bra ut i morges må gjøres om på minutter. Spørsmålet er ikke lenger hvordan uken ser ut, men hvem som er nærmest og tilgjengelig akkurat nå, om vedkommende har riktig autorisasjon, og hvor utstyret befinner seg. En operatør av samfunnskritisk infrastruktur lever i like stor grad i denne modusen, og her svikter ofte både verktøyene og planleggingen. Når en akutt forstyrrelse inntreffer, faller mange organisasjoner tilbake på telefoner, gruppechatter og personlig kjennskap til hvem som pleier å være hvor. Det fungerer helt til det ikke gjør det.
Operativ beredskap: Ressursstyring i sanntid, i det øyeblikket en forstyrrelse inntreffer og den opprinnelige planen må gjøres om raskt ut fra hvem og hva som faktisk er tilgjengelig akkurat nå.
Hva bør et ressursstyringsverktøy klare?
Et ressursstyringsverktøy for samfunnskritisk infrastruktur bør støtte både den planlagte uken og den operative modusen i sanntid. Konkret innebærer det seks egenskaper.
- Tilgjengelighet i sanntid. Ikke bare en turnusplan som ble lagt forrige uke, men et oppdatert bilde av hvem som er i tjeneste, opptatt, ledig eller på vakt akkurat nå.
- Kompetanse- og autorisasjonsmatching. Verktøyet bør vite hvilke sertifiseringer hver medarbeider har, slik at man finner ikke bare en ledig person, men riktig person.
- Oversikt over utstyr. Hvor finnes spesialkjøretøyene og det kritiske utstyret, og hva er ledig å disponere?
- Felles situasjonsbilde. Personell, kompetanse og utstyr i samme visning for den som koordinerer, ikke pusles sammen fra tre kilder.
- Mobil støtte for feltpersonellet. De som er ute, må kunne sette status og motta oppdrag der de er.
- Rask kommunikasjon. Når situasjonen endrer seg, må riktige personer nås direkte, gjerne som en gruppe som settes sammen ut fra hvem som er relevante akkurat nå.
Et verktøy som bare leverer de tre første punktene, er et godt turnussystem. Et verktøy som også leverer de tre siste, holder også når planen møter virkeligheten.
Hva er de vanligste fallgruvene?
De vanligste fallgruvene er planlegging i regneark, utdaterte kompetansedata, ukjent utstyrsplassering og fravær av et sanntidsbilde når en forstyrrelse inntreffer.
Planleggingen lever i et regneark, som er et øyeblikksbilde snarere enn et levende situasjonsbilde og utdatert i samme sekund noe endrer seg. Kompetansedataen er ikke oppdatert, men ligger i et HR-system eller i hodet på noen, og lar seg derfor ikke matche raskt når det trengs. Utstyrets plassering er ukjent, fordi organisasjonen har god oversikt over personellet, men dårlig oversikt over hvor tingene er. Og vanligst av alt: sanntidsmodusen mangler helt, organisasjonen har investert i turnusplanlegging, men har ingenting for den operative modusen når en forstyrrelse inntreffer.
Fra plan til operativ beredskap
Den planlagte ressursstyringen er godt forsynt med verktøy, og en operatør av samfunnskritisk infrastruktur bør ha et solid system for turnus, vakt og planlagt vedlikehold. Denne guiden argumenterer ikke mot det. Men den operative modusen, ressursstyring i sanntid når en forstyrrelse allerede har inntruffet, er der de fleste samfunnskritiske virksomheter har et gap. Det er der operativ beredskap blir avgjørende.
Det er der GSFleet Response hører hjemme. Response gir driftsorganisasjonen og koordinatoren et sanntidsbilde av tilgjengelighet, kompetanse og utstyr i hele virksomheten, slik at riktige ressurser kan mobiliseres raskt når noe skjer. Feltpersonellet setter status og mottar oppdrag mobilt, koordinatoren ser personell, kompetanse og utstyr i samme visning, og riktig gruppe nås direkte. Response erstatter ikke turnussystemet, det utfyller det. Turnussystemet håndterer den planlagte uken, Response håndterer ressursstyringen i det øyeblikket noe skjer.
Les videre
Hvordan kommer dere i gang med ressursstyringen?
For en operatør av samfunnskritisk infrastruktur som vil styrke ressursstyringen, er dette en rimelig rekkefølge å arbeide i.
- Skill mellom deres to moduser. Kartlegg hvor mye av arbeidet som er planlagt, og hvor mye som er uplanlagt. Det avgjør hvor behovet er størst.
- Gjennomgå hvordan den operative ressursstyringen faktisk fungerer i dag. Når en forstyrrelse inntreffer, hvordan finner dere ut hvem som er nærmest, autorisert og tilgjengelig?
- Sikre at kompetanse- og autorisasjonsdataene er oppdatert og tilgjengelig for den som koordinerer, ikke låst inne i et HR-system.
- Skaff oversikt over utstyret, ikke bare over personellet.
- Vurder ressursstyringsverktøy mot begge modusene, den planlagte uken og den operative modusen i sanntid.
- Sørg for at feltpersonellet kan sette status og motta oppdrag mobilt, slik at situasjonsbildet holdes oppdatert uten oppringing.
Vanlige spørsmål
Hva er et ressursstyringsverktøy?
Et system som hjelper en organisasjon å fordele personell, kompetanse og utstyr mot oppgavene som skal utføres. For en virksomhet med personell i felt handler det om å matche riktig person, autorisasjon og utstyr til riktig sted og tidspunkt.
Hva er forskjellen mellom et ressursstyringssystem og et turnussystem?
Et turnussystem fokuserer på den planlagte uken, vaktlister og turnusplaner. Et ressursstyringssystem i videre forstand bør også støtte den operative ressursstyringen i sanntid, altså omfordeling av ressurser når noe uplanlagt inntreffer.
Hvorfor er ressursstyring vanskeligere for samfunnskritisk infrastruktur?
Fordi personellet er geografisk spredt, mange oppgaver krever spesifikk autorisasjon, og deler av arbeidet er akutt og lar seg ikke planlegge på forhånd.
Hva er operativ beredskap?
Ressursstyring i sanntid, i det øyeblikket en forstyrrelse inntreffer og den opprinnelige planen må gjøres om raskt ut fra hvem og hva som faktisk er tilgjengelig akkurat nå.
Om GSFleet & kilder
GSFleet hjelper operatører av samfunnskritisk infrastruktur i Norden med å styrke den operative beredskapen. Løsningen er utviklet sammen med kunder i sektorer som energi, vann, fjernvarme og samfunnskritisk kommunikasjon.
Kilder:
Klar til å se det i praksis?
Bestill en demo, så går vi gjennom hvordan plattformen kan forbedre virksomheten din. Du får se mer av live-sporing, smart rapportering og alt annet som hjelper deg med å drive flåten din mer effektivt. Vi tilpasser gjennomgangen etter dine behov og svarer på alle spørsmål underveis.
