Mene sisältöön Työajan seuranta on työntekijän tekemien työtuntien luotettava dokumentointi. Ajoneuvoihin liittyvässä työssä työajan seuranta kytkeytyy tiiviisti kuljettajan tunnistautumiseen, ajopäiväkirjaan ja työaikalain vaatimuksiin.
Miksi työajan seuranta on ajoneuvoihin liittyvässä työssä erityisen tärkeää?
Kun työ tehdään pääosin ajoneuvossa tai sen ulkopuolella asiakkaan luona, työaikaa on käytännössä mahdotonta seurata tavallisilla työaikakelloilla tai leimauslaitteilla. Työntekijä ei ole toimipisteessä, jossa työajan aloitus ja lopetus olisi luonnollista kirjata.
Työaikalain mukaan työnantaja on velvollinen pitämään työaikakirjanpitoa. Ajoneuvoihin liittyvässä työssä tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että työaika alkaa, kun työntekijä siirtyy työn aloittamiseen, ja päättyy, kun työtehtävät päättyvät. Ero työajan ja tauon välillä ei ole aina ilmeinen, ja tästä syntyy usein epäselvyyksiä.
Miten kuljettajan tunnistautuminen liittyy työajan seurantaan?
Jos ajoneuvoa käyttää useampi henkilö saman päivän aikana, työajan seuranta ei ole mahdollista pelkän ajoneuvon perusteella. Työaika liittyy henkilöön, ei autoon. Kuljettajan tunnistautuminen on välttämätön silloin kun samaa kalustoa käyttää useampi työntekijä.
Käytännössä kuljettajan tunnistautuminen tapahtuu joko tunnistuslätän avulla, joka viedään ajoneuvon lukijaan ennen ajon alkua, tai mobiilisovelluksen kautta. Kun tunnistautuminen tehdään, jokainen sitä seuraava ajo ja työtapahtuma liittyy oikeaan henkilöön.
Kuljettajan tunnistautuminen: Menettely, jossa työntekijä tunnistautuu ajoneuvoon ennen työn alkua. Liittää ajot, työajat ja työtapahtumat oikeaan henkilöön, kun samaa ajoneuvoa käyttää useampi työntekijä.
Mitä hyvältä työajan seurannalta pitäisi vaatia?
Hyvältä työajan seurannalta pitäisi vaatia neljää perusominaisuutta.
- Automaattinen aloitus ja lopetus. Työaika käynnistyy ja päättyy ilman erillisiä leimausvaiheita, esimerkiksi ajoneuvon liikkeen tai tunnistautumisen perusteella.
- Kuljettajan tunnistautuminen. Jokainen työaikakirjaus liittyy oikeaan henkilöön, ei vain ajoneuvoon.
- Työlajien seuranta. Työaika voidaan jakaa työlajien mukaan, mikä helpottaa niin laskutusta kuin resurssisuunnittelua.
- Palkanlaskennan integrointi. Työaikatiedot siirtyvät ilman käsityötä palkanlaskentaan, mikä vähentää virheitä ja säästää työaikaa hallinnossa.
Työajan seurannasta koko työn dokumentointiin
Paikannin-järjestelmän työajan seuranta perustuu kuljettajan tunnistautumiseen ja ajoneuvon havaintoihin. Sama järjestelmä, joka pitää ajopäiväkirjaa ja kalustonhallintaa, kertoo myös kuka teki, mitä teki ja milloin. Työaika, työlajit, ajokilometrit ja työn tarkoitus ovat kaikki yhdessä paikassa. Palkanlaskennan integraatiot toimivat suomalaisiin järjestelmiin.
Lue lisää
Aiheeseen liittyviä sisältöjä samassa sisältöverkostossa:
Usein kysyttyä
Onko työajan seuranta pakollista?
Työaikalaki edellyttää, että työnantaja pitää työaikakirjanpitoa, josta käyvät ilmi tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset. Menetelmää laki ei määrittele, mutta luotettava seuranta on käytännössä välttämätön.
Miten työaika lasketaan ajossa?
Työaika sisältää yleensä myös ajossa käytetyn ajan, jos ajo liittyy työtehtäviin. Kodin ja työpaikan väliset matkat ovat pääsääntöisesti työajan ulkopuolella, mutta työtehtävien välillä tehdyt matkat kuuluvat työaikaan.
Tarvitaanko työajan seurannassa kuljettajan tunnistautumista?
Aina kun samaa ajoneuvoa käyttää useampi henkilö. Jos jokaisella työntekijällä on oma ajoneuvo, tunnistautuminen voi tapahtua ajoneuvon perusteella.
Haluatko nähdä, miten se toimii käytännössä?
Varaa maksuton esittely, jossa käymme läpi, miten Paikannin hoitaa työajan seurannan yhdessä ajopäiväkirjan kanssa ja siirtää tiedot palkanlaskentaan. Räätälöimme esittelyn omaan toimialaasi.
