Videre til indhold Ressourceplanlægning for samfundskritisk infrastruktur
Sammenfatning
Ressourceplanlægning for samfundskritisk infrastruktur handler om at matche den rigtige person, kompetence og det rigtige udstyr til hver opgave, i en virksomhed hvor personalet er spredt, autorisationskravene er høje og en del af arbejdet ikke kan planlægges på forhånd. Det sker i to tilstande, den planlagte og den operative i realtid, og de fleste værktøjer på markedet håndterer kun den første.
Hvad er ressourceplanlægning for samfundskritisk infrastruktur?
Ressourceplanlægning for samfundskritisk infrastruktur er at holde tre ting i luften samtidig mod hver opgave: den rigtige person, den rigtige kompetence og det rigtige udstyr, på rette sted og til rette tid. På et kontor handler ressourceplanlægning som regel om at fordele timer og projekter. Hos en operatør af samfundskritisk virksomhed er problemet mere fysisk, og det er ikke nok med to af de tre.
Personen og tilgængeligheden. Hvem er i tjeneste, hvem har vagt, hvem er optaget på et andet job, hvem er ledig?
Kompetencen. Feltarbejde inden for samfundskritisk infrastruktur er i høj grad reguleret. Visse opgaver må kun udføres af personale med en bestemt certificering eller autorisation. Det er ikke nok, at nogen er ledig, det skal være den rigtige person til netop den opgave.
Udstyret. Specialkøretøjer, måleinstrumenter, reservedele. En tilgængelig og autoriseret tekniker uden det rigtige udstyr løser ikke opgaven.
Det gælder lige så meget for et vandværk, en teleoperatør eller en banevedligeholder som for et elselskab.
Hvorfor er ressourceplanlægning sværere for samfundskritisk infrastruktur?
Ressourceplanlægning er sværere for samfundskritisk infrastruktur af tre grunde: geografien, kompetenceafhængigheden og uforudsigeligheden. Tilsammen gør de, at værktøjer der fungerer i en samlet kontorvirksomhed, ikke holder når personalet er spredt og en del af arbejdet ikke engang er sket endnu.
Geografien
Feltpersonalet er spredt, ofte alenearbejdende, sjældent samlet på ét fælles knudepunkt. Den som planlægger har intet naturligt overblik over hvor alle befinder sig, og kan derfor ikke planlægge ud fra det hun ser, men kun ud fra det der rapporteres ind.
Kompetenceafhængigheden
Når en opgave kræver en specifik autorisation, krymper antallet af mulige ressourcer dramatisk. Planlægningen handler ikke om hvem som helst der er ledig, men om den lille delmængde der er både ledig og autoriseret. Jo mere specialiseret opgaven er, desto tyndere bliver den delmængde.
Uforudsigeligheden
En stor del af arbejdet kan planlægges: det periodiske vedligehold, de planlagte inspektioner, vagtplanen. Men en anden del kan ikke planlægges. En akut lækage, en driftforstyrrelse, en fejl i nettet, en vejrsituation. Og det uplanlagte arbejde er ofte det mest tidskritiske.
Hvilke to tilstande findes der i ressourceplanlægningen?
Ressourceplanlægning sker i to tilstande, den planlagte og den operative i realtid, og det er afgørende at skille dem ad inden man vælger værktøj, da de stiller helt forskellige krav.
Den planlagte tilstand
Her bygges vagtplaner, lægges vagtlister, fordeles det planlagte vedligehold. Arbejdet er forudsigeligt, og tiden til at planlægge findes. Spørgsmålet er, hvordan ugen eller måneden skal gå op. De fleste værktøjer på markedet er bygget til denne tilstand, og det gør de godt.
Den operative tilstand i realtid
Her er noget allerede sket. En forstyrrelse er et faktum, og planen der så fin ud i morges, skal laves om på minutter. Spørgsmålet er ikke længere hvordan ugen ser ud, men hvem der er nærmest og tilgængelig lige nu, om vedkommende har den rigtige autorisation, og hvor udstyret befinder sig. En operatør af samfundskritisk infrastruktur lever i lige så høj grad i denne tilstand, og her svigter både værktøjerne og planlægningen ofte. Når en akut forstyrrelse indtræffer, falder mange organisationer tilbage på telefoner, gruppechat og personligt kendskab til hvem der plejer at være hvor. Det fungerer, indtil det ikke gør det længere.
Operativt beredskab: Ressourceplanlægning i realtid, i det øjeblik en forstyrrelse indtræffer og den oprindelige plan skal laves om hurtigt ud fra hvem og hvad der faktisk er tilgængeligt lige nu.
Hvad er de hyppigste faldgruber?
De hyppigste faldgruber er planlægning i regneark, forældede kompetencedata, ukendt udstyrsplacering og fravær af et realtidsbillede når en forstyrrelse indtræffer.
Planlægningen lever i et regneark, som er et øjebliksbillede snarere end et levende situationsbillede og forældet i samme sekund noget ændrer sig. Kompetencedataene er ikke opdateret, men ligger i et HR-system eller i nogens hoved, og lader sig derfor ikke matche hurtigt når det skal bruges. Udstyrets placering er ukendt, fordi organisationen har godt overblik over personalet men dårligt overblik over hvor tingene er. Og hyppigst af alt: realtidstilstanden mangler helt, organisationen har investeret i vagtplanlægning men har ingenting til det operative minut når en forstyrrelse indtræffer.
Fra plan til operativt beredskab
Den planlagte ressourceplanlægning er godt forsynet med værktøjer, og en operatør af samfundskritisk infrastruktur bør have et solidt system til vagter, beredskab og planlagt vedligehold. Denne guide argumenterer ikke imod det. Men den operative tilstand, ressourceplanlægning i realtid når en forstyrrelse allerede er indtruffet, er der hvor de fleste samfundskritiske virksomheder har et hul. Det er der det operative beredskab bliver afgørende.
Det er der GSFleet Response hører hjemme. Response giver driftorganisationen og koordinatoren et realtidsbillede af tilgængelighed, kompetence og udstyr i hele virksomheden, så de rigtige ressourcer kan mobiliseres hurtigt når noget sker. Feltpersonalet sætter status og modtager opgaver mobilt, koordinatoren ser personale, kompetence og udstyr i samme visning, og den rigtige gruppe nås direkte. Response erstatter ikke vagtplanlægningssystemet, det supplerer det. Vagtplanlægningssystemet håndterer den planlagte uge, Response håndterer ressourceplanlægningen i det uplanlagte minut.
Læs videre
Klyngesider der uddyber dele af denne guide:
Hvordan kommer I i gang med ressourceplanlægningen?
For en operatør af samfundskritisk infrastruktur der vil styrke ressourceplanlægningen, er det her en rimelig rækkefølge at arbejde i.
- Skil mellem jeres to tilstande. Kortlæg hvor meget af arbejdet der er planlagt og hvor meget der er uplanlagt. Det afgør hvor behovet er størst.
- Gennemgå hvordan det operative minut faktisk fungerer i dag. Når en forstyrrelse indtræffer, hvordan finder I ud af hvem der er nærmest, autoriseret og tilgængelig?
- Sørg for at kompetence- og autorisationsdata er opdaterede og tilgængelige for den der koordinerer, ikke låst inde i et HR-system.
- Skaf overblik over udstyret, ikke kun over personalet.
- Vurder ressourceplanlægningsværktøjer mod begge tilstande, den planlagte uge og det uplanlagte minut.
- Sørg for at feltpersonalet kan sætte status og modtage opgaver mobilt, så situationsbilledet holdes opdateret uden opringning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et ressourceplanlægningsværktøj?
Et system der hjælper en organisation med at fordele personale, kompetence og udstyr mod de opgaver der skal udføres. For en virksomhed med personale i felten handler det om at matche den rigtige person, autorisation og det rigtige udstyr til rette sted og tidspunkt.
Hvad er forskellen mellem et ressourceplanlægningssystem og et vagtplanlægningssystem?
Et vagtplanlægningssystem fokuserer på den planlagte uge, vagtplaner og vagtlister. Et ressourceplanlægningssystem i bredere forstand bør også understøtte den operative ressourceplanlægning i realtid, altså omfordeling af ressourcer når noget uplanlagt indtræffer.
Hvorfor er ressourceplanlægning sværere for samfundskritisk infrastruktur?
Fordi personalet er geografisk spredt, mange opgaver kræver specifik autorisation, og en del af arbejdet er akut og kan ikke planlægges på forhånd.
Hvad er operativt beredskab?
Ressourceplanlægning i realtid, i det øjeblik en forstyrrelse indtræffer og den oprindelige plan skal laves om hurtigt ud fra hvem og hvad der faktisk er tilgængeligt lige nu.
Om GSFleet og kilder
GSFleet hjælper operatører af samfundskritisk infrastruktur i Norden med at styrke det operative beredskab. Løsningen er udviklet sammen med kunder i sektorer som energi, vand, fjernvarme og samfundskritisk kommunikation.
Kilder:
Klar til at se det i praksis?
Book en demo, så går vi gennem hvordan Response kan styrke jeres operative beredskab. Vi viser realtidsbilledet over personale, kompetence og udstyr, og tilpasser gennemgangen efter hvordan jeres virksomhed er organiseret.
