Kjørebok-app: mobil og GPS-basert logging

SAMMENDRAG

En kjørebok-app lar føreren se, klassifisere og komplettere turer direkte i mobilen. I moderne elektroniske kjørebøker samler appen data fra GPS-enhet i bilen og gjør klassifiseringen rask: privat eller yrke med ett trykk. Denne guiden går gjennom hva en god kjørebok-app skal kunne, forskjeller mellom iOS og Android samt personvernaspekter.

Hva er en kjørebok-app?

En kjørebok-app er en mobilapplikasjon der føreren håndterer sin kjørebok. Den kan fungere på tre måter avhengig av system: (1) føreren starter og stopper logging manuelt, (2) appen bruker mobilens GPS for å logge automatisk, eller (3) appen viser og supplerer data som samles inn av en GPS-enhet i bilen.

Slik fungerer en moderne kjørebok-app

1. GPS-enhet i bilen registrerer automatisk når bilen starter og stopper.

2. Data synkroniseres til leverandørens sky.

3. Føreren åpner appen og ser turene sine fra siste uke.

4. Med et sveip eller trykk klassifiserer føreren hver tur som privat eller yrke.

5. For yrkesreiser kan føreren legge til formål og besøkte kunder (enkelte systemer har ferdigdefinerte steder å velge fra).

6. Ved slutten av måneden godkjenner føreren kjøreboken. Rapporten sendes til økonomiavdelingen.

Funksjoner å kreve av en kjørebok-app

• Rask klassifisering: Føreren skal klare å gå gjennom en ukes turer på under et minutt.

• Regler for pendlingsturer: Automatisk klassifisering av turer mellom førerens hjem og arbeidssted sparer mest tid.

• Kart over rute: Visning av ruten hjelper føreren huske hva turen var.

• Ferdigdefinerte formål og steder: Nedtrekksmenyer med vanlige kundenavn eller turformål.

• Offline-støtte: Appen skal fungere også uten dekning.

• Push-varsling: Påminnelse om å klassifisere turer etter hver arbeidsdag eller uke.

• iOS og Android: Full funksjonalitet på begge plattformer.

• Privatmodus: Mulighet til å markere pågående tur som privat for å beskytte personvern.

Kjørebok-app og personvern

En kjørebok-app sporer hvor føreren har vært og når. Dette er personopplysninger etter GDPR og norsk personopplysningslov. Bedrifter som innfører elektronisk kjørebok må håndtere et sett med personvernspørsmål.

• Informasjon til personalet: Føreren skal informeres skriftlig før systemet innføres, med tydelig formål og omfang.

• Rettslig grunnlag: Bedriften må ha et lovlig grunnlag etter GDPR (normalt berettiget interesse eller rettslig forpliktelse for Skatteetaten-rapportering).

• Datatilsynets veiledning: Datatilsynet har publisert egen veiledning om arbeidsgivers bruk av sporingsteknologi overfor ansatte og elektronisk kjørebok.

• Personvernkonsekvensvurdering: En DPIA (Data Protection Impact Assessment) anbefales for systemer med sporingsteknologi.

• Privatmodus: Under private turer skal data anonymiseres eller ikke lagres i det hele tatt.

• Tilgangsbegrensning: Bare flåteansvarlig og økonomiavdeling skal ha tilgang til individdata.

GSFleet har en kjørebok-app med egen privatmodus, rollebasert tilgang og støtte for DPIA-dokumentasjon, slik at GDPR-arbeidet blir en prosess dere gjør en gang i stedet for et tilbakevendende problem.

Forskjell mellom app-basert og GPS-basert kjørebok

Enkelte leverandører tilbyr kjørebok der kun mobiltelefonens GPS brukes, uten en enhet i bilen. Dette er rimeligere men har flere ulemper for bedrifter.

Les videre

Fordyp deg i spesifikke deler av kjørebok-området:

• Elektronisk kjørebok for bedrifter

• Digital kjørebok for flåten

• Kjørebok, Skatteetaten og dokumentasjon

• Kjørebok for firmabil og varebil klasse 2

Ofte stilte spørsmål om kjørebok-app

Holder en kjørebok-app uten GPS-enhet i bilen?

For enkeltkonsulenter kan det holde. For bedriftsflåter anbefales GPS-enhet i bilen fordi mobilappen ofte glemmes eller lagrer feilaktige ruter ved dårlig dekning. Særlig for varebil klasse 2-sats kreves elektronisk kjørebok med GPS-enhet.

Hva skjer hvis føreren ikke klassifiserer turene sine?

Klassifiseringsstatus blir ‘ikke klassifisert’ i systemet. Ved månedsslutt kan administratoren klassifisere for føreren eller kreve komplettering. Enkelte systemer automatiserer dette med regler.

Kan føreren manipulere data i appen?

Nei. Data som er samlet inn av GPS-enheten er låst og kan bare kompletteres med formål og besøkte steder. Distanse, tid og rute kan ikke endres i appen.

Fungerer kjørebok-appen uten mobilnett?

Klassifisering kan gjøres offline og synkes når dekningen kommer tilbake. GPS-enheten i bilen sender data automatisk når dekning finnes.

Hva sier Datatilsynet om elektronisk kjørebok?

Datatilsynet har publisert veiledning om arbeidsgivers bruk av sporingsteknologi overfor ansatte. Bedriften må informere personalet, ha et lovlig grunnlag og gjennomføre personvernkonsekvensvurdering ved innføring.